GTD 时间管理,让工作变得轻松高效

前言

《欢乐颂》火的那段时间,我也是一口气看完的。当时看的时候,发现了一个细节:邱莹莹的办公桌上贴满了便利贴。

莹莹的正前方是便利贴:

莹莹的右边也是便利贴:

团长之前讲过一些电脑操作和APP,今天借这个便利贴来普及一个高大上的概念——GTD。

如果你平时的杂事比较多、中断多,或者不知道如何平衡工作和生活的大事小情,此时,爱学习的你肯定会去研究一些高效工作的方法。

研究来研究去,最后还是会回到GTD上面来。当你将这些科学的方法运用自如时,“既能出色地完成工作、又能快乐地享受生活”这种想法是有可能实现的。

什么是GTD

GTD就是Getting Things Done的缩写,翻译过来就是“把事情做完”。

GTD的概念源于David Allen的一本畅销书《 Getting Things Done:The Art of Stress-Free Productivity》,这本书中文可翻译为《搞定:无压工作的艺术》。

GTD的五个核心原则是:收集、整理、组织、回顾、执行。如今,GTDer则用来表示专门学习、实践、并探索这种时间管理方式的人。

下面我说几点特别的。

四象限法则

四象限法则是最基础的概念,如下图所示:

我来分别把每个象限描述一下。

  • 第一象限:重要而且紧急的事情。

立刻去做。工作压力也主要来源于此。

其实第一象限中80%的事情来源于第二象限中没有被处理好的事情。

  • 第二象限:重要但不紧急的事情。

有计划地做

我们应该尽可能地将时间投入到这部分来。好好理解。

  • 第三象限:不重要但紧急的事情。

交给别人去做

第三象限的事情是自己忙碌而盲目的源头。最好的解决办法是:要么交给别人做,要么拒绝。

  • 第四象限:不重要也不紧急的事情。

尽量少做。第四象限的事情包括很多呀,比如:打游戏、看《欢乐颂》等。没啥好说的。

总结:要给重要不紧急的事情留出足够的时间,否则它会沦为重要且紧急的事情。

猴子法则

比如说,你在专心做自己的事情,突然有个同学说要你帮个忙,很急;于是,你放下手中的工作,去帮他。结果发现:你要帮的这件事情,已经完全由你来接手了。你好不容易解决好了,过了几天,同学又跟你说:“大事不好,上次没帮我解决彻底,估计还要麻烦你一次。”

呵呵,这事儿还没完,以后再碰到类似的事情,你还是逃不掉,第一个想到的人就是你。

现在咱们来说说猴子理论。一开始猴子是在同学的背上,接着,你答应要帮忙之后,这只猴子就会悄悄地向你的背上跨过来一只脚。等你正在怀着赤子之心全心全意地帮他解决问题时,猴子便已经完全转移到了你的背上。这就是猴子理论。

当你身上的猴子越来越多时,你的时间和精力就已经完全被第三象限占有了。

团长以前经常被猴子闹腾,自从把这四个象限理清楚之后,学会了四个字:善于拒绝。

当你走出了第三象限之后,就要考虑如何走入第二象限。如果第二象限的问题没有处理好,就会被迫进入第一象限。

处理突发事件时:要事第一

团长平时习惯尽量把事情安排在自己的掌控之中,但各种中断会经常打乱这种规划。不过,话又说回来,生活充满未知,未来才会有所期待。

遇到突发事件时,要事第一。这是你在作抉择时的一个非常的重要原则。

另外,需要提醒你的是,“重要的事情”是相对于你自己来讲的,而不是相对于别人来讲。如果你不理解这一点,小心自身难保。

《Getting Things Done》这本书中提到过:如果突发事件可以在两分钟之内完成,那就立刻完成。这种事情的举例:

  • 倒一杯水

  • 上个厕所

  • 家里来电话了

  • 找团长要PS的学习资源

这么做是因为:两分钟(团长认为三分钟更合适)基本上是一道时间分界线。从这里开始,你对某些情况进行归档保存所花费的时间,远远超出了当你第一次发现这个问题时就动手解决所需要的时间。

待办清单

随手把任务写在便利贴上,这个习惯并不好。任务少的时候,可以起到提醒的作用;一旦任务多了,你的桌子周围就成了一个垃圾厂。最大的问题是:你对工作缺乏组织和规划。

最好的办法是,你可以把任务写在纸上,进行分类和整理。当然,写在手机上也是可以的。

这里推荐两个比较好用的待办清单类APP:「滴答清单」和「其妙清单」。哪个好用就看你自己的喜好了。团长平时用滴答清单比较多。效果如下:

在手机桌面上显示的效果也不错:

去年在找工作时,每天都会涌现大量的招聘信息,防止遗漏,团长专门列出了一个待办清单,效果如下:

列待办清单只是第一步,还有其他的工作方法和习惯需要培养。久而久之,当你碰到一件事情时,你会很自然地区分出这件事是属于哪个象限;每天定时收发邮件时,会知道该怎么处理和归档。使用多个带有不同标签的文件夹来科学管理自己的任务列表,会显得神清气爽。

iOS上有一款很贵的GTD软件:Omnifocus。土豪买了之后肯定不后悔。

推荐两本书

本文的目的是让你明白GTD的重要性,以及激发你学会并善用GTD的动力。

如果你真想要学习地更全面点,什么网上资料都不要查(查了又能如何),也没必须要在知乎上搜相关话题(废话太多)。

首先应该做的是,找本书看看,这会让你了解得更系统。

  • 书籍推荐:《小强升职记》

不要被这逗逼的书名吓到了,这本书是GTD的通俗版本,而且实用性很强。当然,书中啰嗦话也不少。非常推荐给初学者。

  • 书籍推荐:《搞定:无压工作的艺术》

这本书才是最经典的。作者可是GTD的鼻祖呀。

对于初学者而言,上面这两本书中,推荐你先看《小强升职记》,因为这本书都是用大白话写的,读起来轻松愉快,更容易接受一些。再看《Getting Things Done》,你会豁然开朗的。

看完书后,网上有两篇文章,推荐你看一下。

最后一段

说到底,总结为一句:养成良好的工作习惯。

(公众号版本:

对了,今天在公众号的菜单栏中增加了一个板块,叫「干货店」,感兴趣的童鞋不妨点开瞧一瞧~
)

本文于2016-07-16原创首发于微信公众号「千古壹号」。欢迎有心人关注,学习更多知识和技能。

Author: 千古壹号
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